Tietosuojakäytäntö
Päivitetty 15.10.2026
Tässä selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja Rustravel Oy käsittelee, miksi, kuinka kauan ja mitä oikeuksia sinulla on. Seloste koskee verkkokauppaa rustravel.fi, toimistoamme sekä sähköposti- ja puhelinasiointia.
1. Rekisterinpitäjä
Rustravel Oy
Y-tunnus 1743918-3
Tehtaankatu 12, 00140 Helsinki
+358 40 350 7428
info@rustravel.fi
Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä osoitteeseen info@rustravel.fi.
2. Mitä tietoja käsittelemme
Asiakkaan tiedot. Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, yritysasiakkailta yrityksen nimi, tilaukset ja niiden tila, maksun tila ja laskutustiedot. Korttitietoja emme näe: ne käsittelee maksupalvelu.
Viisumihakemuksen tiedot jokaisesta matkustajasta. Kopio passista ja valokuva, nimi ja aiemmat nimet, syntymäaika ja -paikka, kansalaisuus, osoite ja yhteystiedot, matkan ajankohta ja kohteet, työ- ja opiskelutiedot, aiemmat matkat ja viisumit, vakuutustiedot sekä hakemuksen muut liitteet. Keräämme vain ne tiedot, joita kohdemaan viranomainen hakemukseen vaatii.
Erityiset henkilötiedot. Lomakkeemme eivät kysy terveydentilaa, uskontoa, rikostaustaa, alkuperää tai muita erityisiä henkilötietoja. Jos kohdemaan virallinen hakemus kysyy niitä, toimistomme kysyy ne sinulta erikseen ja kirjaa vastaukset vain viranomaisen omaan hakemukseen. Emme tallenna näitä vastauksia omiin järjestelmiimme. Kirjaamme ainoastaan, kuka tarkistuksen teki ja milloin.
Viestit. Sähköpostit, yhteydenottolomakkeen viestit ja puheluiden muistiinpanot asiaasi liittyen.
Sivuston käyttötiedot. Tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain ja käydyt sivut, sekä evästeillä kerätyt tiedot (kohta 8).
3. Miksi käsittelemme tietoja ja millä perusteella
| Tarkoitus | Peruste |
|---|---|
| Tilauksen ja viisumihakemuksen hoitaminen, passin vastaanotto ja palautus | Sopimus (tietosuoja-asetus 6.1 b) |
| Erityiset henkilötiedot, jotka kirjaamme viranomaisen hakemukseen puolestasi | Nimenomainen suostumuksesi (9.2 a) |
| Asiakaspalvelu ja vastaaminen yhteydenottoihin | Sopimus tai sen valmistelu, muuten oikeutettu etu (6.1 b ja f) |
| Kirjanpito, verotus ja kuluttajansuojan velvoitteet, kuten peruuttamisilmoitukset | Lakisääteinen velvoite (6.1 c) |
| Palautepyyntö palvelun jälkeen | Oikeutettu etu (6.1 f). Voit kieltää palautepyynnöt yhdellä napsautuksella. |
| Sivuston kävijäseuranta ja markkinointievästeet | Suostumuksesi (6.1 a) |
| Väärinkäytösten estäminen ja tietoturva | Oikeutettu etu (6.1 f) |
Emme tee sinua koskevia automaattisia päätöksiä emmekä profiloi sinua.
4. Kenelle tietoja luovutetaan
Viranomaiset ja kumppanit, joita ilman viisumia ei saa:
- Venäjän suurlähetystön konsuliosasto Helsingissä tai muun kohdemaan edustusto tai viisumikeskus
- kutsun tai matkailuvahvistuksen myöntävä venäläinen matkanjärjestäjä ja sen yhteistyökumppani
- venäläinen vakuutusyhtiö, kun tilaat meiltä matkavakuutuksen Venäjän-matkaa varten
- Matkahuolto tai Posti, kun valitset passin palautuksen kuljetuksena
Palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme:
- Shopify: verkkokauppa ja maksujen käsittely (Shopify Payments)
- Supabase ja Vercel: toimistojärjestelmämme, palvelimet Irlannissa
- Google: sähköposti (Google Workspace) ja suostumuksellasi kävijäseuranta (Google Analytics)
- Resend: sähköpostien lähetys, tietoja säilytetään Yhdysvalloissa
- Netvisor ja tilitoimisto: kirjanpito
- HulkApps: verkkosivun hakemuslomakkeet, poistumassa käytöstä
Luovutamme tietoja muille viranomaisille vain, kun laki sitä edellyttää. Emme myy tietoja emmekä luovuta niitä muiden markkinointiin.
5. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Viisumihakemuksen tiedot luovutetaan kohdemaan viranomaiselle, Venäjän viisumissa myös kutsun myöntäjälle, ja meiltä tilatun matkavakuutuksen tiedot venäläiselle vakuutusyhtiölle. Nämä vastaanottajat ovat EU:n ulkopuolella, ja luovutus on välttämätön pyytämäsi palvelun toteuttamiseksi (tietosuoja-asetus 49.1 b).
Osa palveluntarjoajistamme (Shopify, Google, Resend) voi käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella. Siirrot perustuvat Euroopan komission päätökseen tietosuojan riittävyydestä, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen, tai komission vakiolausekkeisiin.
6. Kuinka kauan säilytämme tietoja
| Tieto | Säilytysaika |
|---|---|
| Passikopio, hakemuksen tiedot ja liitteet | 24 kuukautta tallennuksesta |
| Valokuva | 6 kuukautta tallennuksesta |
| Kopio myönnetystä viisumista | Passin voimassaolon loppuun, enintään 10 vuotta |
| Sähköpostit | 24 kuukautta |
| Toimitusosoite | 24 kuukautta asian päättymisestä |
| Asiakastiedot | Anonymisoidaan 5 vuotta viimeisen asioinnin jälkeen |
| Kirjanpitoaineisto | Kirjanpitolain mukaan, enintään 10 vuotta |
Poistamme vanhentuneet tiedot automaattisesti päivittäin.
7. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- tarkastaa, mitä tietoja sinusta on
- vaatia virheellisten tietojen korjaamista
- vaatia tietojen poistamista, kun niitä ei enää tarvita tai laki ei velvoita säilyttämään niitä
- rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
- saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.
Lähetä pyyntö osoitteeseen info@rustravel.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi.
Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
8. Evästeet
Käytämme välttämättömiä evästeitä, joita verkkokauppa tarvitsee toimiakseen, esimerkiksi ostoskoriin. Kävijäseurannan (Google Analytics) ja markkinoinnin evästeet otamme käyttöön vain suostumuksellasi. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa sivuston alareunan evästeasetuksista.
9. Tietoturva
Tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Toimistojärjestelmään kirjaudutaan kaksivaiheisella tunnistautumisella, yhteydet salataan ja asiakirjojen avaaminen kirjataan lokiin. Passeja säilytetään toimistolla lukitussa kassakaapissa.
10. Muutokset
Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Päivämäärä selosteen alussa kertoo viimeisimmän muutoksen.